Alerte quand un client attend votre réponse depuis trop longtemps
Toutes les heures, l'agent repère dans Gmail les emails clients restés sans réponse, fait juger par l'IA s'il faut vraiment répondre et vous prévient sur Slack dès que le délai que vous vous êtes fixé est atteint.
- Difficulté
- Intermédiaire
- Mise en place
- ≈ 1 h 30 (estimation)
- Coût estimé
- n8n : 0 € auto-hébergé ou dès 20 €/mois (Starter, facturé à l'année) + appels API OpenAI ; Slack : offre gratuite possible
- Catégorie
- TPE et indépendants
⏱ Déclencheur
Toutes les heures (cron)
✋ Validation humaine
Lecture seule côté Gmail : l'agent n'écrit et n'envoie aucun email. C'est vous qui répondez.
→ Sortie
Alertes Slack (à traiter, puis en retard) + journal Google Sheets de vos temps de réponse
Niveau d'autonomie 3 — Autonome : Tourne seul de bout en bout ; actions sans risque (lecture, notification, archivage).
01Outils connectés
02Étapes de l'agent (en autonomie)
- étape 01
Lit chaque heure les messages récents de la boîte de réception et des envoyés, et les regroupe par conversation pour trouver les emails clients encore sans réponse.
- étape 02
Compare avec le journal Google Sheets pour distinguer les nouveaux cas, ceux qui dépassent le délai et ceux auxquels vous avez déjà répondu.
- étape 03
Pour chaque nouveau cas, fait décider par OpenAI si une réponse est attendue, avec une priorité et un résumé d'une phrase.
- étape 04
Inscrit l'échange dans le journal et publie une alerte Slack seulement si une réponse est nécessaire ; relance quand l'attente dépasse le double de votre délai cible.
- étape 05
Quand vous avez répondu, note l'heure de la réponse et votre temps de réponse en heures.
03Instructions de l'agent
> Email client reçu de {EXPEDITEUR} le {DATE}, objet « {OBJET} » : « {EXTRAIT} ». Une réponse de ma part est-elle attendue ? Renvoie un JSON {"reponse_necessaire":true|false,"priorite":"haute|normale|basse","resume":"une phrase"}. Un simple remerciement ou un accusé de réception n'appelle pas de réponse.04Limites et aspects légaux
Une exécution par heure, soit environ 720 par mois : vérifiez le quota d'exécutions de votre offre n8n. Excluez vos propres domaines et listez les domaines de vos clients, sinon newsletters et notifications passeront pour des clients. Une réponse donnée par téléphone ou depuis une autre adresse échappe à l'agent. Les extraits d'emails sont envoyés à OpenAI (RGPD). Pour être prévenu ailleurs que sur Slack, il faut modifier les étapes d'alerte.
05En bref
- Quand l'agent se déclenche-t-il et que produit-il ?
- Déclencheur : Toutes les heures (cron). Résultat : Alertes Slack (à traiter, puis en retard) + journal Google Sheets de vos temps de réponse.
- Qu'est-ce qui reste sous votre contrôle ?
- Lecture seule côté Gmail : l'agent n'écrit et n'envoie aucun email. C'est vous qui répondez. Niveau d'autonomie 3 — Autonome : Tourne seul de bout en bout ; actions sans risque (lecture, notification, archivage).
- Combien ça coûte et combien de temps pour le mettre en place ?
- Coût estimé : n8n : 0 € auto-hébergé ou dès 20 €/mois (Starter, facturé à l'année) + appels API OpenAI ; Slack : offre gratuite possible. Mise en place : ≈ 1 h 30 (estimation), difficulté « intermédiaire ». Outils : n8n – Schedule Trigger, n8n – Gmail, n8n – OpenAI, n8n – Google Sheets, n8n – Slack.
Réponses tirées de cette fiche · mise à jour le 22 octobre 2026
06Source
https://n8n.io/workflows/21255-track-client-reply-slas-in-gmail-with-openai-google-sheets-and-slack/
07Fiches liées
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