Repérer les demandes clients hors devis et préparer l'avenant
À chaque email d'un client, l'agent compare la demande au périmètre convenu, chiffre le travail en plus à votre taux horaire et vous prépare un brouillon d'avenant à relire.
- Difficulté
- Intermédiaire
- Mise en place
- ≈ 1 h 30 (estimation)
- Coût estimé
- n8n : 0 € auto-hébergé ou dès 20 €/mois (Starter, facturé à l'année) + appels API OpenAI ; Telegram gratuit
- Catégorie
- TPE et indépendants
⏱ Déclencheur
Nouvel email d'un client (déclencheur Gmail)
✋ Validation humaine
Rien ne part chez le client : l'avenant arrive dans votre boîte, vous le relisez, l'ajustez, puis décidez de l'envoyer ou d'offrir le travail.
→ Sortie
Brouillon d'avenant par email (hors périmètre) + alerte Telegram (cas ambigus) + registre Google Sheets
Niveau d'autonomie 2 — Semi-autonome (validation) : Tourne seul, mais attend votre validation avant toute action sensible.
01Outils connectés
02Étapes de l'agent (en autonomie)
- étape 01
Se déclenche à chaque nouvel email qui correspond à votre filtre Gmail (par exemple from:[email protected]).
- étape 02
Fait comparer la demande au périmètre de mission collé dans la configuration : dans le périmètre, hors périmètre ou ambiguë, avec la clause citée mot pour mot.
- étape 03
Pour une demande hors périmètre : estime les heures en plus, calcule le montant à votre taux horaire et vous envoie par email un brouillon d'avenant (à vous, jamais au client).
- étape 04
Pour un cas ambigu : vous prévient sur Telegram avec le raisonnement de l'IA.
- étape 05
Inscrit chaque décision dans un registre Google Sheets : ce qui a été chiffré, offert ou reste dû.
03Instructions de l'agent
> Périmètre de ma mission pour {CLIENT} : {PERIMETRE}. Mon taux horaire : {TAUX} {DEVISE}. Demande reçue : « {EMAIL} ». Renvoie un JSON {"statut":"dans_perimetre|hors_perimetre|ambigu","clause":"citation exacte du périmètre","heures_estimees":0,"montant":0,"raison":"…"}. Ne cite que des phrases présentes dans le périmètre ; en cas de doute, réponds « ambigu ». Si la demande est hors périmètre, rédige pour moi un avenant courtois et ferme de moins de 150 mots.04Limites et aspects légaux
Les heures estimées viennent du modèle : c'est un point de départ, pas un chiffrage. L'agent ne vaut que par la précision du périmètre que vous lui donnez : un devis flou produira beaucoup de cas « ambigus ». Si vos clients ont des périmètres différents, prévoyez un workflow (ou un filtre) par client. Le contenu des emails clients est envoyé à OpenAI : vérifiez vos engagements de confidentialité et les conditions de traitement des données (RGPD).
05En bref
- Quand l'agent se déclenche-t-il et que produit-il ?
- Déclencheur : Nouvel email d'un client (déclencheur Gmail). Résultat : Brouillon d'avenant par email (hors périmètre) + alerte Telegram (cas ambigus) + registre Google Sheets.
- Qu'est-ce qui reste sous votre contrôle ?
- Rien ne part chez le client : l'avenant arrive dans votre boîte, vous le relisez, l'ajustez, puis décidez de l'envoyer ou d'offrir le travail. Niveau d'autonomie 2 — Semi-autonome (validation) : Tourne seul, mais attend votre validation avant toute action sensible.
- Combien ça coûte et combien de temps pour le mettre en place ?
- Coût estimé : n8n : 0 € auto-hébergé ou dès 20 €/mois (Starter, facturé à l'année) + appels API OpenAI ; Telegram gratuit. Mise en place : ≈ 1 h 30 (estimation), difficulté « intermédiaire ». Outils : n8n – Gmail Trigger, n8n – OpenAI, n8n – Gmail, n8n – Google Sheets, n8n – Telegram.
Réponses tirées de cette fiche · mise à jour le 22 octobre 2026
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